4.5. Quản lý biến động học sinh.

4.5.1. Chuyển lớp cho học sinh

I. TỔNG QUAN

Màn hình này cho phép quản trị viên hoặc giáo viên quản lý thực hiện thay đổi lớp học cho học sinh trong cùng một khối hoặc điều chuyển sang các khối/lớp khác. Chức năng này đảm bảo việc cập nhật danh sách lớp chính xác khi có sự thay đổi về sĩ số hoặc phân chia lại lớp học.

II. CHI TIẾT CÁC THÀNH PHẦN

1. Bộ lọc và Tìm kiếm

• Khối & Lớp: Lựa chọn khối và lớp hiện tại của học sinh để hiển thị danh sách cần xử lý.

• Ô tìm kiếm: Hỗ trợ tìm nhanh học sinh theo tên hoặc mã định danh để tối ưu thời gian thao tác.

• Thống kê nhanh: Hiển thị tổng số học sinh hiện có trong lớp và số lượng học sinh đã được chọn để chuyển lớp (Ví dụ: "Tổng số: 5 học sinh, đã chọn chuyển: 0").

2. Danh sách học sinh và Thao tác

Bảng dữ liệu hiển thị các thông tin định danh cơ bản để tránh nhầm lẫn:

• Hồ sơ: Biểu tượng liên kết nhanh đến hồ sơ chi tiết của học sinh.

• Mã định danh Bộ GD&ĐT: Mã số quản lý duy nhất của học sinh trên hệ thống ngành.

• Thông tin cá nhân: Họ tên và Ngày sinh của học sinh.

• Lớp chuyển sang: Cột quan trọng nhất chứa danh sách thả xuống (Dropdown) để người dùng chọn lớp đích cho từng học sinh.

3. Chức năng cập nhật

 Nút [Cập nhật]: Thực thi lệnh chuyển lớp sau khi đã chọn lớp đích cho các học sinh trong danh sách.

4.5.2. Quản lý chuyển đi, chuyển đến, thôi học

I. TỔNG QUAN

Đây là phân hệ quản lý tập trung toàn bộ các bản ghi biến động của học sinh trong nhà trường. Chức năng này đóng vai trò như một Trung tâm giám sát , cho phép cán bộ quản lý theo dõi lộ trình của từng hồ sơ từ lúc khởi tạo đến khi hoàn tất hoặc bị từ chối đối với tất cả các loại nghiệp vụ: Chuyển đi, Chuyển đến, Thôi học , Chuyển lớp nội bộ và Học lại. 

II. CHI TIẾT CHỨC NĂNG

 1. Bộ lọc tìm kiếm

          Hệ thống cung cấp bộ lọc chuyên sâu giúp người dùng quản lý lượng lớn dữ liệu một cách khoa học:

• Thông tin cơ bản: Lọc theo Khối, Lớp, Giới tính, Dân tộc.

• Loại biến động: Đây là bộ lọc quan trọng giúp tách biệt các danh sách theo nghiệp vụ cụ thể như: Chuyển đi, Chuyển đến, Thôi học, Học lại.

• Trạng thái hồ sơ: Theo dõi tiến độ xử lý của hồ sơ (Ví dụ: Hoàn tất, Từ chối, Chờ duyệt...).

• Nút [Tìm kiếm]: Áp dụng các điều kiện lọc để hiển thị kết quả.

• Nút [Xuất excel]: Xuất báo cáo tổng hợp danh sách biến động ra tệp tin Excel.

2. Danh sách quản lý biến động

Bảng dữ liệu hiển thị cái nhìn toàn cảnh về hành trình của học sinh:

• Thao tác (Biểu tượng con mắt): Cho phép xem chi tiết toàn bộ nội dung hồ sơ biến động nhưng không thể chỉnh sửa (đối với các hồ sơ đã đóng trạng thái).

                 

• Mã hồ sơ: Mã định danh riêng của từng lượt biến động (ví dụ: SM00004).

• Loại biến động: Xác định hồ sơ này thuộc nghiệp vụ nào.

•  Lớp nguồn: Lớp học cũ của học sinh trước khi biến động.

• Trường/Lớp đích: Thông tin nơi học sinh chuyển đến hoặc lớp học mới khi tiếp nhận học lại.

• Thông tin định danh: Họ tên, Ngày sinh, Giới tính, Dân tộc.

• Trạng thái hồ sơ: Kết quả phê duyệt của quản trị viên (Ví dụ: Từ chối, Hoàn tất).

• Trạng thái HS: Tình trạng thực tế của học sinh sau khi áp dụng biến động (Ví dụ: Chuyển đi, Học lại, Thôi học).

• Ngày hiệu lực: Ngày chính thức thay đổi trạng thái của học sinh trên hệ thống.

4.5.3. Quản lý tài khoản chuyển trường

I. TỔNG QUAN

Màn hình này cho phép Cán bộ quản trị theo dõi tiến trình luân chuyển quyền truy cập hệ thống của học sinh khi thực hiện thủ tục chuyển trường.

II. CHI TIẾT CHỨC NĂNG

1. Bộ lọc tìm kiếm (Filter Section)

Giúp người dùng thu hẹp phạm vi dữ liệu cần kiểm tra.

• Khối / Lớp: 📂 Chọn đơn vị hành chính hiện tại của học sinh.

• Họ tên / Mã hồ sơ: 🔍 Nhập từ khóa để tìm chính xác học sinh hoặc bộ hồ sơ cụ thể.

• Số định danh cá nhân: 🆔 Tìm kiếm theo số CCCD hoặc mã định danh duy nhất trên hệ thống.

• Luồng: 🔄 Phân loại theo chiều biến động (Chuyển đi hoặc Chuyển đến).

• Trạng thái hồ sơ: 📝 Lọc theo tiến độ phê duyệt hồ sơ (VD: Từ chối, Đã duyệt).

• Trạng thái tài khoản: 🛡️ Lọc theo tình trạng tài khoản thực tế (VD: Đang hoạt động, Đã khóa).

2. Các nút chức năng (Action Buttons)

• [Tìm kiếm]: 🔍 Thực thi truy vấn dữ liệu theo các điều kiện lọc đã chọn.

• [Xuất excel]: 📥 Trích xuất toàn bộ danh sách đang hiển thị ra file .xlsx để báo cáo hoặc đối soát thủ công.

  Vào chi tiết hồ sơ học sinh > nhấn Chuyển trường > Chọn trường muốn chuyển + điền lý do > Sau đó qua trường được gửi hồ   sơ học sinh để tiến hành phê duyệt 

 Sau đó nếu được trường đích Duyệt thì hệ thống sẽ chuyển thông tin học sinh đó qua hệ thống trường đích và kết thúc việc chuyển đến.

Trường hợp Từ chối thì hệ thống sẽ báo như hình và hồ sơ học sinh sẽ được trả về cho trường nguồn : 

 

Và ngược lại trường đích gửi lại hồ sơ học sinh chuyển đến thì quy trình phê duyệt cũng như vậy, ta được như hình kết quả:

4.5.4. Xét duyệt học sinh chuyển đi

I. TỔNG QUAN

Phân hệ này hỗ trợ quản trị viên hoặc cán bộ nhà trường thực hiện kiểm tra, rà soát và phê duyệt danh sách các học sinh có nguyện vọng chuyển từ trường hiện tại sang đơn vị đào tạo khác. Chức năng này giúp đảm bảo tính chính xác của hồ sơ và đồng bộ dữ liệu với hệ thống của Bộ Giáo dục & Đào tạo.

---

II. CHI TIẾT CHỨC NĂNG

1. Bộ lọc tìm kiếm & xuất file

Giúp người dùng thu hẹp danh sách học sinh cần xử lý theo các tiêu chí cụ thể:

• Khối: Chọn khối lớp (ví dụ: Khối 1, Khối 2...) để hiển thị danh sách học sinh thuộc khối đó.

• Lớp: Chọn tên lớp cụ thể (ví dụ: 1A1, 1A2...) sau khi đã chọn Khối. Hệ thống mặc định hiển thị "Tất cả" nếu không chọn lớp cụ thể.

• Nút [Tìm kiếm]: Sau khi chọn các tiêu chí lọc, nhấn nút này để hệ thống truy xuất và hiển thị dữ liệu tương ứng.

• Nút [Xuất excel]: Cho phép trích xuất toàn bộ danh sách học sinh đang hiển thị trên màn hình ra tệp tin Excel để phục vụ công tác báo cáo hoặc lưu trữ thủ công.

2. Danh sách hồ sơ xét duyệt (Data Table)

Hiển thị thông tin chi tiết của học sinh để người dùng đối chiếu trước khi thực hiện thao tác:

• STT: Số thứ tự của học sinh trong danh sách hiện tại.

• Thao tác (Biểu tượng chiếc bút): Cho phép người dùng truy cập vào màn hình chi tiết để thực hiện xét duyệt, cập nhật thông tin chuyển đi hoặc đính kèm các quyết định liên quan.

   

       

• Tên lớp: Hiển thị lớp học hiện tại của học sinh.

• Mã định danh Bộ GD&ĐT: Mã số duy nhất của học sinh trên hệ thống cơ sở dữ liệu ngành, dùng để quản lý xuyên suốt quá trình học tập.

• Họ tên: Tên đầy đủ của học sinh (thường có liên kết để xem nhanh hồ sơ cá nhân).

• Ngày sinh / Giới tính / Dân tộc: Các thông tin định danh cơ bản để tránh nhầm lẫn giữa các học sinh trùng tên.

• Trạng thái hồ sơ học sinh: Hiển thị tình trạng hiện tại của hồ sơ (Ví dụ: "Đang học" - nghĩa là hồ sơ vẫn đang ở trường và chờ hoàn tất thủ tục chuyển đi).      

4.5.5. Xét duyệt học sinh chuyển đến

Nếu được trường đích Duyệt thì hệ thống sẽ chuyển thông tin học sinh đó qua hệ thống trường đích và kết thúc việc chuyển đến.

Kiểm tra lại bên Quản lý tài khoản chuyển trường :

Nếu được trường đích Từ chối thì hệ thống sẽ hoàn trả hồ sơ học sinh về lại bên trường nguồn

4.5.6. Tiếp nhận, xét duyệt học sinh nghỉ học xin học lại

I. TỔNG QUAN

Phân hệ Tiếp nhận, xét duyệt học sinh nghỉ học, xin học lại là công cụ giúp quản lý các biến động trạng thái đặc biệt của học sinh. Chức năng này cho phép cán bộ nhà trường thực hiện song song hai nghiệp vụ trong cùng một quy trình (workflow):

1. Thôi học: Chuyển trạng thái từ "Đang học" sang "Nghỉ học" đối với các trường hợp học sinh dừng học.

2. Học lại: Tiếp nhận và chuyển trạng thái từ "Nghỉ học" sang "Đang học" đối với các học sinh quay trở lại học tập sau một khoảng thời gian tạm dừng.

---

II. CHI TIẾT CHỨC NĂNG

1. Bộ lọc và Chuyển đổi nghiệp vụ

• Tab Nghiệp vụ: Người dùng chuyển đổi qua lại giữa hai danh sách:

  • Xét duyệt thôi học: Hệ thống lấy nguồn dữ liệu là những học sinh hiện đang có trạng thái Đang học.

  • Tiếp nhận học lại: Hệ thống lấy nguồn dữ liệu là những học sinh hiện đang có trạng thái Nghỉ học.

• Bộ lọc tìm kiếm:

  • Khối/Lớp: Lọc học sinh theo đơn vị lớp cụ thể.

  • Ô tìm kiếm (Họ tên / mã định danh): Cho phép tìm nhanh một học sinh cụ thể bằng cách nhập tên hoặc mã số định danh duy nhất.

• Nút chức năng:

  • [Tìm kiếm]: Làm mới danh sách dựa trên các điều kiện lọc đã chọn.

     

• • [Xuất excel]: Trích xuất danh sách hiện tại ra tệp tin để phục vụ lưu trữ văn bản

2. Danh sách xử lý (Data Table)

Cấu trúc bảng dữ liệu hiển thị các thông tin định danh quan trọng:

• Thông tin định danh: Bao gồm Mã định danh (do Bộ GD&ĐT cấp), Họ tên, Ngày sinh, Giới tính và Dân tộc để đảm bảo tính chính xác khi xử lý hồ sơ.

• Trạng thái hồ sơ: * Hiển thị "Đang học" khi ở tab Thôi học.

  • Hiển thị "Nghỉ học" khi ở tab Học lại.

• Cột Xử lý (Nút hành động):

  • Nút [Xét duyệt]: (Tại tab Thôi học) Mở ra giao diện để nhập lý do thôi học, số quyết định và ngày hiệu lực để hoàn tất thủ tục nghỉ học.

         

• • Nút [Tiếp nhận]: (Tại tab Học lại) Mở ra giao diện để xếp lớp mới và xác nhận ngày học sinh bắt đầu quay trở lại học tập.

           

3. Lịch sử hồ sơ thôi học & học lại

Nằm ở phía cuối màn hình của tab , mục này giúp quản lý theo dõi lại các hồ sơ đã được xử lý thành công bao gồm:

• STT: Số thứ tự của bản ghi trong danh sách lịch sử.

• Chi tiết (Biểu tượng xem): Cho phép người dùng mở lại thông tin chi tiết của hồ sơ đã xử lý để xem lại các lý do, đính kèm hoặc các ghi chú bổ sung trong quá trình xét duyệt.

• Mã hồ sơ: Mã số định danh duy nhất của hồ sơ biến động (giúp phân biệt các lần biến động khác nhau của cùng một học sinh).

• Họ tên: Tên đầy đủ của học sinh đã được xử lý.

• Lớp: Lớp học của học sinh tại thời điểm phát sinh biến động (Thôi học từ lớp nào hoặc Tiếp nhận lại vào lớp nào).

• Trạng thái: Kết quả cuối cùng của quy trình xử lý (Ví dụ: hoàn thành).

• Ngày hiệu lực: Ngày chính thức áp dụng thay đổi trạng thái học tập của học sinh dựa trên quyết định thực tế.

• Số quyết định: Số hiệu của văn bản/quyết định hành chính được nhà trường ban hành làm căn cứ cho việc thôi học hoặc học lại.