4.4. Quy trình chốt bảng chấm công tổng hợp

Xem chi tiết chấm công của mình

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ người lao động tự chủ động theo dõi dữ liệu chấm công thô hàng ngày của bản thân. Nhân viên có thể kiểm tra nhanh số ngày công tích lũy, số giờ làm việc thực tế, tình trạng đi muộn/về sớm hoặc phát hiện các ngày thiếu dữ liệu check-in/out để kịp thời làm đơn giải trình trước kỳ chốt công.

Luồng tìm kiếm và theo dõi công cá nhân

• Bước 1: Bảng điều khiển >> Chấm công >> Chi tiết chấm công.

• Bước 2 (Chọn thời gian): Sử dụng ô lọc năm (2026) và Tháng (Ví dụ: Tháng 7) ở góc trên bên phải để hiển thị đúng bảng dữ liệu cần xem.

• Bước 3 (Đọc nhanh các thẻ chỉ số tổng hợp): Theo dõi các ô thống kê tổng quan ở hàng đầu tiên để nắm bắt nhanh tình hình trong tháng:

  • Có mặt / Ngày làm việc: Tỷ lệ số ngày có đi làm trên tổng số ngày công chuẩn của tháng.

  • Ngày công thực tế: Số ngày công quy đổi chính thức được hệ thống ghi nhận.

  • Tổng thời gian làm việc tại văn phòng: Tổng số giờ làm việc tích lũy.

  • Đi trễ / Nửa ngày / Cuối tuần / Ngày nghỉ: Số lần vi phạm đi muộn, số ngày nghỉ nửa buổi, số ngày rơi vào cuối tuần và tổng số ngày được nghỉ phép.

• Bước 4 (Kiểm tra chi tiết theo ngày): Quan sát bảng danh sách bên dưới để dò dữ liệu từng ngày cụ thể:

  • Trạng thái: Hiển thị nhãn phân loại ngày công (Ví dụ: Chưa chấm công. Quét vân tay,...)

  • Chấm công vào / Chấm công ra: Khung giờ thực tế bạn đã quét vân tay hoặc check-in trên App.

  • Thời gian chấm công / Thông tin khác: Tổng giờ làm việc trong ngày và các ghi chú bổ sung.

Luồng tìm kiếm và theo dõi công cá nhân

• Nếu phát hiện ngày làm việc hiển thị trạng thái Chưa chấm công do quên quét vân tay hoặc đi công tác bên ngoài:

  • Bấm trực tiếp vào nút "Yêu cầu bổ sung công"  thanh công cụ phía trên) để hệ thống tự động mở nhanh form làm đơn giải trình.

Tổng hợp chấm công nhân viên

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ nhân sự (HR) quản lý tập trung toàn bộ dữ liệu công công ty. Màn hình hiển thị chi tiết mã ký hiệu chấm công hàng ngày của từng nhân viên, cho phép HR lọc dữ liệu theo bộ phận, xuất file Excel tính lương và sửa công thủ công khi có trường hợp đặc biệt.

Luồng kiểm tra & tra cứu bảng công tổng hợp

• Bước 1: Bảng điều khiển >> Chấm công >> Tổng hợp chấm công.

• Bước 2 (Bộ lọc thời gian & bộ phận): Chọn đúng Năm (2026), Tháng (Tháng 7). Có thể lọc nhanh theo Chọn Nhân viên, Chọn Phòng đi..., Chọn Phòng ban, hoặc Chọn Nhóm ở thanh công cụ phía trên.

• Bước 3 (Đọc bảng ký hiệu công):

  • Xem phần Chú thích ký hiệu chấm công để hiểu các chữ viết tắt trên bảng (Ví dụ: A là vắng mặt không phép, NHTlà nghỉ cuối tuần, WFH là làm việc tại nhà, P  là nghỉ hưởng lương...).

  • Theo dõi tổng số ngày công tích lũy của nhân viên tại các cột: Số ngày có n (Số ngày đi làm thực tế), Số ngày Còn (Ngày công chuẩn còn lại), Tổng giờ.

  • Dò mã ký hiệu theo từng ngày trong tháng (từ ngày 01, 02, 03..). Các nhân viên mới hoặc nhân viên đã nghỉ việc sẽ được tô màu ký hiệu riêng biệt để dễ nhận biết.

Luồng chỉnh sửa thủ công (khi có sự cố)

Khi HR cần can thiệp sửa công trực tiếp cho một nhân viên trên hệ thống:

1. Chọn ngày cần sửa: Tìm đúng dòng tên nhân viên và cột ngày muốn sửa, click chuột trực tiếp vào ô ký hiệu công của ngày đó (Ví dụ trong hình: Click vào ô chữ A ngày 01 của nhân viên Trần Thế Mỹ).

2. Điền form Chỉnh sửa chấm công: Hệ thống sẽ bật một bảng Popup, tiến hành thay đổi:

   • Trạng thái: Chọn mã công đúng từ danh sách thả xuống (Ví dụ: Chuyển từ Vắng mặt không phép sang Nghỉ phép năm, Làm việc tại nhà...).

   • Chấm công vào / Chấm công ra: Nhập lại khung giờ check-in/out đúng nếu cần thiết.

   • Bình luận chỉnh sửa: Gõ lý do sửa công để lưu lại lịch sử chỉnh sửa (Ví dụ: Sửa hộ do máy chấm công lỗi, Nhân viên bổ sung đơn muộn).

3. Hoàn tất: Bấm nút "OK" (Màu xanh lá) để lưu thay đổi. Ô ký hiệu trên bảng tổng hợp sẽ lập tức cập nhật theo mã mới. Bấm "Cancel" nếu muốn hủy bỏ.

Chấm công

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ nhân sự (HR) theo dõi chi tiết lịch sử quét công hàng ngày của từng nhân viên theo thời gian thực. Đặc biệt, tính năng này cung cấp công cụ chấm công thay thế hàng loạt giúp xử lý nhanh ngày công cho cả một phòng ban, dự án khi có sự cố hệ thống hoặc các đợt sinh hoạt chung của công ty.

Luồng tra cứu danh sách & khóa tháng

• Bước 1: Bảng điều khiển >> Chấm công >> Chấm công.

• Bước 2 (Lọc tìm dữ liệu):

  • Sử dụng các ô lọc ở thanh trên: Chọn Nhân viên, Chọn Phòng chấm công, Start date $\rightarrow$ End date để thu hẹp phạm vi tìm kiếm.

  • Bấm chuyển giữa các tab phân loại nhanh: Tất cả, Nghỉ phép, Có mặt, Làm việc tại nhà, Nửa ngày, Nghỉ bù.

• Bước 3 (Theo dõi lịch sử): Kiểm tra các cột dữ liệu: Thời gian công vào/ra, Địa chỉ IP vào/ra ca (Ví dụ: , Tổng thời lượng, Đi muộn , và Trạng thái.

• Bước 4 (Khóa sổ tháng): Tại dòng Khóa chấm công, chọn Tháng và Năm (Ví dụ: Tháng 7 / 2026), sau đó bấm nút " Khóa tháng" màu đỏ để chốt dữ liệu, ngăn không cho nhân viên chỉnh sửa hay gieo đơn bổ sung công.

Luồng thao tác chấm công hàng loạt

Khi cần bổ sung dữ liệu check-in/out cho nhiều người cùng lúc (Ví dụ: Đi teambuilding công ty, lỗi máy quét vân tay):

1. Mở Form: Từ màn hình danh sách, bấm nút " Chấm công hàng loạt" (Màu xanh lá, viền đỏ ở thanh công cụ).

2. Chọn Đối tượng áp dụng: Điền thông tin tại các ô Phòng ban, Văn phòng, và chọn cụ thể tại ô Nhân viên (*) (Trường bắt buộc).

3. Cấu hình Thời gian:

   • Đánh dấu chấm công theo: Tích chọn Ngày.

   • Ngày (*): Chọn khoảng thời gian cần bù công (Ngày bắt đầu => Ngày kết thúc).

   • Chọn nhanh: Có thể click chọn nhanh khung giờ chuẩn quy định sẵn như Cả ngày (08:00 - 17:00), Nửa ngày Sáng, hoặc Nửa ngày Chiều.

   • Thời gian chấm công vào (*) và Thời gian chấm công ra (*): Nhập tay khung giờ mong muốn nếu không dùng bộ chọn nhanh.

4. Thiết lập quy tắc bổ trợ:

   • Đi muộn / Nửa ngày: Chọn gạt nút Có / Không tùy theo nhu cầu phạt/tính công.

   • Tích chọn Bỏ qua ngày nghỉ & ngày lễ nếu không muốn hệ thống tự ghi nhận công vào các ngày nghỉ lịch trình của công ty.

5. Hoàn tất: Bấm nút " Tạo mới" để hệ thống tự động quét và điền công cho tất cả nhân sự đã chọn.