4.3.Luồng xử lý & phê duyệt yêu cầu

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ tài khoản có quyền Admin (Quản trị hệ thống) thiết lập các bước phê duyệt tự động cho từng loại đơn từ, đơn yêu cầu (Nghỉ phép, Làm thêm giờ - OT, Bổ sung công, Đi công tác) của nhân viên. Hệ thống căn cứ vào cấu hình này để tự động phân luồng đơn đến đúng người có trách nhiệm xử lý và điều hướng trạng thái đơn từ theo thời gian thực.

Cấu hình quy trình xử lý/ duyệt yêu cầu

 

Luồng tìm kiếm và tạo quy trình duyệt

• Bước 1: Bảng điều khiển >> Cấu hình >> Quy trình duyệt 

• Bước 2 (Tra cứu danh sách): Sử dụng ô tìm kiếm tên luồng hoặc ô lọc phân hệ để kiểm tra nhanh danh sách (Ví dụ: đơn Duyệt OT):

  • Phân hệ: Loại đơn nghiệp vụ được áp dụng (Ví dụ: Duyệt OT, Nghỉ phép,...)

  • Các bước phê duyệt / Chuyển tiếp: Số lượng cấp phê duyệt và số lượng điều kiện chuyển trạng thái đơn.

  • Trạng thái: Luồng duyệt đang chạy chính thức trên hệ thống.

Luồng tạo mới quy trình duyệt chi tiết theo phân hệ

Tại màn hình danh sách, bấm nút "+Thêm" (Màu xanh lá ở góc phải) và làm theo 3 phần sau:

Phần 1: Thông tin chung về loại đơn

• Tên (*) Đặt tên dễ nhớ cho quy trình (Ví dụ: Duyệt đơn tăng ca OT).

• Phân hệ (*): Chọn đúng loại đơn muốn áp dụng (Ví dụ: Làm thêm giờ (OT)).

• Mặc định: Gạt bật màu xanh nếu muốn tất cả đơn loại này tự động chạy theo quy trình này.

• Trạng thái: Gạt bật màu xanh để kích hoạt quy trình hoạt động.

Phần 2: Chọn người duyệt đơn (Ai duyệt?)

• Bấm "+ Thêm bước" để tạo cấp duyệt (Ví dụ: duyệt cấp 1, cấp 2).

• Tên bước (*): Điền tên (Ví dụ: Trưởng phòng duyệt, Giám đốc duyệt).

• Loại người duyệt (*): Chọn chức vụ người duyệt (Ví dụ: Quản lý trực tiếp hoặc Người dùng cụ thể).

• Người duyệt: Chọn đúng tên người sẽ bấm duyệt. Nếu muốn xóa bớt người duyệt, bấm Thùng rác đỏ bên cạnh.

Phần 3: Cấu hình nút bấm (Khi Sếp bấm Duyệt/Từ chối thì đơn đi đâu?) Bấm nút "Tạo chuyển tiếp mặc định" để hệ thống tự động cài đặt sẵn 2 tình huống:

• Khi Sếp bấm "Phê duyệt": Hệ thống hiểu là đơn được chấp nhận và kết thúc quy trình, nhân viên được tính công.

• Khi Sếp bấm "Từ chối":Hệ thống hiểu là đơn không được chấp nhận, lập tức đóng đơn và báo lại cho nhân viên.

Tạo yêu cầu nghỉ phép

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ nhân sự gieo đơn xin nghỉ phép (Nghỉ phép năm, Nghỉ không lương, Nghỉ ốm) lên hệ thống. Đơn từ sau khi tạo sẽ tự động chạy theo quy trình duyệt đã cấu hình sẵn để gửi đến Quản lý cấp trên, đồng thời tự động trừ quỹ phép tồn và cập nhật dữ liệu ngày công vào bảng công tổng hợp cuối tháng.

Luồng tạo mới yêu cầu nghỉ phép

• Bước 1: Bảng điều khiển >> Nghỉ phép >> Nghỉ phép.

• Bước 2 (Tìm kiếm & Bộ lọc nhanh):

  • Sử dụng bộ lọc năm, Chọn Tháng hoặc Chọn Loại nghỉ phép ở góc trên bên phải để lọc nhanh danh sách đơn.

  • Bấm chuyển đổi giữa các tab trạng thái: Tất cả, Chờ xử lý, Đã duyệt, Từ chối để theo dõi tiến độ duyệt đơn.

• Bước 3 (Theo dõi bảng dữ liệu): Quan sát các thông tin hiển thị trên từng dòng:

  • Nhân viên: Họ tên và chức vụ người làm đơn 

  • Loại nghỉ phép: Hình thức nghỉ (Ví dụ: Nghỉ không lương, Nghỉ ốm).

  • Tổng số ngày: Thời lượng nghỉ thực tế 

  • Trạng thái: Tình trạng đơn hiện tại (Tất cả, Chờ xử lý, Đã duyệt, Từ chối) để theo dõi tiên đồ duyệt đơn.

• Bước 4 (Hành động nhanh): Tại cột Hành động:

  • Bấm nút Con mắt: Xem chi tiết nội dung và lý do nghỉ.

  • Bấm nút Cây bút hoặc Thùng rác: Sửa hoặc Xóa đơn (Chỉ áp dụng với đơn ở trạng thái Chờ xử lý).

Luồng tạo mới yêu cầu nghỉ phép

Từ màn hình danh sách, bấm nút "+ Thêm nghỉ phép mới" để mở Form và điền 3 trường bắt buộc có dấu (*)

1. Loại nghỉ phép (*): Chọn hình thức nghỉ từ danh sách thả xuống (Ví dụ: Nghỉ không lương, Nghỉ phép năm...).

2. Ngày (*): Chọn thời gian nghỉ thực tế (Start date => End time). Hệ thống hỗ trợ chọn nghỉ nửa ngày hoặc nhiều ngày liên tiếp.

3. Lý do (*): Nhập ngắn gọn nguyên nhân nghỉ phép để Cấp trên có cơ sở xét duyệt.

4. Quy trình phê duyệt: Hệ thống sẽ tự động nhận diện luồng duyệt mặc định, hoặc bạn có thể chọn luồng duyệt cụ thể nếu có quyền.

5. Hoàn tất: Kiểm tra lại thông tin và bấm nút " Tạo mới" để gửi đơn. Bấm "Hủy" nếu muốn thoát ra ngoài.

Tạo yêu cầu bổ sung công

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ người lao động hoặc nhân sự tạo giải trình khi quên chấm công (quên check-in hoặc check-out) hoặc hệ thống gặp lỗi kết nối thiết bị. Đơn từ sau khi được Quản lý phê duyệt sẽ tự động bù lại dữ liệu chấm công bị thiếu, cập nhật số ngày công thực tế vào bảng chấm công tổng hợp của tháng.

Tại form Yêu cầu bổ sung công ở phân khu bên phải, tiến hành điền 3 trường bắt buộc có dấu (*):

• Người lao động: Chọn tên nhân sự cần giải trình bổ sung công từ danh sách chọn (Nếu tự làm đơn cho mình, hệ thống sẽ tự động điền sẵn).

• Ngày (*): Chọn chính xác ngày bị thiếu dữ liệu check-in/out trên tờ lịch.

• Giờ vào yêu cầu (*) và Giờ ra yêu cầu (*): Bấm biểu tượng đồng hồ để nhập khung giờ làm việc thực tế bạn muốn hệ thống ghi nhận bổ sung (Mặc định: Select time).

• Lý do: Gõ ngắn gọn nguyên nhân giải trình bổ sung công (Ví dụ: Quên quẹt thẻ vân tay buổi sáng, Đi gặp khách hàng về muộn).

• Hoàn tất: Kiểm tra kỹ lại mốc thời gian giờ vào/ra, sau đó bấm nút "Lưu" để gửi đơn đi. Bấm "Hủy" nếu muốn đóng form mà không lưu.

Tạo yêu cầu tăng ca/ làm thêm giờ

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ nhân viên hoặc nhân sự tạo đơn xin xác nhận làm thêm giờ (Overtime - OT) ngoài khung giờ làm việc chính thức. Đơn từ sau khi được duyệt qua quy trình sẽ làm căn cứ tự động tính toán hệ số nhân lương tăng ca và đẩy dữ liệu trực tiếp vào phân hệ tính lương cuối tháng.

 

Tại form Thêm yêu cầu tăng ca ở phân khu bên phải, tiến hành điền 4 trường bắt buộc có dấu (*):

• Nhân viên: Chọn tên nhân sự cần đăng ký tăng ca (Nếu tự làm đơn cho mình, hệ thống sẽ tự động điền sẵn tên bạn).

• Ngày (*): Chọn ngày thực hiện tăng ca trên lịch.

• Thời gian bắt đầu (*) và Thời gian kết thúc (*): Bấm biểu tượng đồng hồ để nhập chính xác khung giờ tăng ca.

• Số giờ đăng ký (Hệ thống tự tính): Ô hiển thị số giờ làm thêm thực tế dựa trên khoảng thời gian bạn vừa nhập ở trên. Trường này ở dạng khóa (Chỉ đọc), user không cần nhập tay.

• Lý do (*): Nhập cụ thể nội dung công việc hoặc dự án cần ở lại làm thêm giờ (Ví dụ: Chạy tiến độ bàn giao dự án, Hỗ trợ khách hàng xử lý sự cố hệ thống).

• Quy trình duyệt áp dụng: Hệ thống tự động nhận diện hiển thị luồng phê duyệt tương ứng (Ví dụ: nhãn xanh Duyệt OT).

• Hoàn tất: Kiểm tra lại mốc giờ và lý do, sau đó bấm nút "Lưu" để gửi đơn đi. Bấm "Hủy" nếu muốn đóng form mà không lưu.

Tạo yêu cầu đề xuất công tác

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ nhân viên hoặc nhân sự tạo đơn đăng ký đi công tác biệt phái bên ngoài văn phòng chính thức. Đơn từ sau khi được phê duyệt sẽ làm căn cứ để hệ thống tự động ghi nhận ngày công đi công tác hợp lệ, đồng thời kích hoạt luồng tạm ứng và quyết toán các khoản chi phí liên quan (ngân sách, công tác phí).

Tại form Thêm ở phân khu bên phải, tiến hành điền 3 trường bắt buộc có dấu (*):

• Nhân viên: Chọn tên nhân sự cần đăng ký đi công tác từ danh sách chọn (Nếu tự làm đơn cho mình, hệ thống sẽ tự động gán sẵn tên bạn).

• Ngày bắt đầu (*) :Chọn ngày khởi hành công tác

• Ngày kết thúc (*): Chọn ngày hoàn thành đợt công tác (Mặc định: Select date).

• Vùng công tác (*): Click chọn khu vực địa lý sẽ đến làm việc từ danh sách thả xuống (Ví dụ: Miền Bắc, Toàn quốc, hoặc các vùng đã cấu hình sẵn).

• Lý do: Nhập ngắn gọn nhưng cụ thể mục đích của chuyến công tác (Ví dụ: Gặp gỡ khách hàng ký kết hợp đồng, Hỗ trợ triển khai hệ thống tại chi nhánh).

• Sự tham dự: Click chọn tích vuông nếu đợt công tác này có tham gia các sự kiện, hội thảo lớn được chỉ định.

• Người báo cáo: Chọn tài khoản quản lý hoặc người đồng hành chịu trách nhiệm nhận báo cáo công việc sau chuyến đi.

• Hoàn tất: Kiểm tra kỹ thời gian và địa điểm, sau đó bấm nút "Lưu" để gửi đơn đi. Bấm "Hủy" nếu muốn đóng form mà không lưu.

Xử lý/ phê duyệt yêu cầu

Mô tả: Chức năng này hỗ trợ các cấp Quản lý, Trưởng phòng hoặc HR xem xét, xử lý tập trung toàn bộ các đơn từ do cấp dưới gửi lên (Nghỉ phép, Tăng ca, Công tác, Bổ sung công). Cấp quản lý có thể đưa ra quyết định duyệt hoặc từ chối đơn ngay lập tức để hệ thống tự động đồng bộ dữ liệu.

Hộp thư phê duyệt yêu cầu

• Bước 1: Quản lý >> Hộp thư phê duyệt (hoặc Quản lý yêu cầu nhân sự >> Hộp thư phê duyệt).

• Bước 2 (Tìm đơn): Gõ tên nhân viên vào ô Tìm kiếm hoặc chọn loại đơn (Ví dụ: Nghỉ phép) ở thanh lọc phía trên để tìm nhanh.

• Bước 3: Kiểm tra nhanh các thông tin trên từng dòng đơn:

  • Người yêu cầu: Họ tên, chức vụ và mã nhân viên.

  • Thời gian: Số ngày hoặc số giờ nhân viên xin nghỉ/tăng ca.

  • Lý do: Nguyên nhân nhân viên làm đơn (Ví dụ: Xin nghỉ nửa ngày).

  • Bước hiện tại: Cấp đang chịu trách nhiệm duyệt đơn (Ví dụ: Quản lý trực tiếp).

Tại cột Hành động ở cuối mỗi dòng đơn, Quản lý chọn bấm nhanh một trong các nút sau:

• Nút "Phê duyệt" (Màu xanh lá): Bấm nếu đồng ý chấp thuận. Đơn sẽ được chuyển sang cấp duyệt tiếp theo hoặc hoàn thành đơn ngay lập tức.

• Nút "Từ chối" (Màu hồng): Bấm nếu không đồng ý. Đơn sẽ lập tức bị đóng lại và hệ thống sẽ gửi thông báo không chấp thuận về cho nhân viên.

• Nút Con mắt (Màu xám): Bấm nếu muốn xem kỹ hơn lịch sử gửi đơn hoặc xem các file tài liệu đính kèm (nếu có) trước khi quyết định.

Duyệt các yêu cầu gửi đến

Nếu muốn quản lý và duyệt đơn chuyên sâu theo từng nhóm chế độ chấm công, tại màn hình Yêu cầu chấm công, chọn tab Phê duyệt và click chuyển đổi giữa các mục (Khung đỏ):

• Làm việc tại nhà: Duyệt các đơn xin làm việc từ xa (WFH).

• Tăng ca: Duyệt các đơn xin làm thêm giờ (OT).

• Công tác: Duyệt các đơn xin đi làm việc bên ngoài văn phòng.

• Cập nhật chấm công: Duyệt các đơn giải trình, sửa công do quên check-in/out.

• Xin làm bù công: Duyệt đơn xin đi làm bù ngày công.

• Cập nhật hồ sơ: Duyệt yêu cầu xin chỉnh sửa thông tin cá nhân của nhân viên.