QUẢN LÝ TOÀ NHÀ

Dùng để thiết lập cấu hình về toà nhà đang quản lý.

Thứ tự tạo lập dữ liệu
Dự án
Toà nhà
Căn hộ
Cư dân
Hạng mục căn hộ
Danh mục Tiện ích
Tiện ích
Voucher
Thẻ từ

Thứ tự tạo lập dữ liệu

Thứ tự tạo dữ liệu là từ phạm vi lớn đến phạm vi nhỏ

Dự án *
Toà nhà *
Căn hộ *
Cư dân *
Hạng mục căn hộ *
Danh mục tiện ích
Tiện ích
Voucher
Thẻ từ

*: Các dữ liệu bắt buộc để hệ thống vận hành các tính năng cơ bản.

Dự án

A. Màn hình Quản lý dự án

Màn hình hiển thị danh sách dự án đang quản lý trên hệ thống neoHome. Bao gồm các thông tin:

Mã dự án: Gồm 3 ký tự, hệ thống sinh ra để dùng để ký hiệu dự án

Tên dự án: Tên đầy đủ của dự án

Địa chỉ: Địa chỉ thực tế của dự án

Chủ sở hữu: Tên cá nhân hoặc Tổ chức sở hữu dự án

Trạng thái: Hoạt động | Không hoạt động

Ngày tạo: Ngày tạo lập dự án trên hệ thống

Tác vụ: Cài đặt dự án

B. Thông tin dự án

B.1 - Xem chi tiết dự án

Các bước vào xem thông tin dự án

Màn hình xem chi tiết thông tin dự án

B.2 - Cập nhật thông tin dự án

Để điều chỉnh và cập nhật thông tin chung của dự án, trực tiếp nhập thông tin mới vào các trường thông tin trong phần 1 hình bên dưới, sau đó bấm nút Cập nhật (2) để hoàn tất lưu.

Các bước cập nhật thông tin Dự án

Cho phép chỉnh sửa và chi tiết thông tin dự án bao gồm:

STT	Nội dung	Chi tiết
1	Thông tin dự án	Tên dự án \| Loại dự án \| Địa chỉ
2	Thông tin chủ đầu tư	Tên chủ đầu tư
3	Thông tin công ty quản lý	Tên công ty quản lý \| Mã số thuế \| Người đại diện \| Số điện thoại \| Email \| Địa chỉ công ty
4	Hình ảnh dự án	Hình ảnh \| Logo
5	Tạo mã QR dự án	Bấm vào biểu tượng để tạo mã QR cho dự án. Có thể tạo lại hoặc tải QR code

STT

Nội dung

Chi tiết

Thông tin dự án

Tên dự án | Loại dự án | Địa chỉ

Thông tin chủ đầu tư

Tên chủ đầu tư

Thông tin công ty quản lý

Hình ảnh dự án

Hình ảnh | Logo

Tạo mã QR dự án

Bấm vào biểu tượng để tạo mã QR cho dự án. Có thể tạo lại hoặc tải QR code

Các nút thao tác:

Nút / Biểu tượng	Công dụng
	Vào trang cài đặt cấu hình cho dữ liệu của Dự án. ! Lưu ý rằng các thao tác trong trang này sẽ gây ảnh hưởng đến các chức năng của hệ thống. Trước khi thao tác hoặc thay đổi bất kỳ trường thông tin nào, nếu cần thêm thông tin , vui lòng tham khảo ý kiến của đội ngũ neoHome.
	Tạo mã QR cho dự án. Tính năng đang được phát triển.
	Lưu lại các chỉnh sửa.

Nút / Biểu tượng

Công dụng

Vào trang cài đặt cấu hình cho dữ liệu của Dự án.

! Lưu ý rằng các thao tác trong trang này sẽ gây ảnh hưởng đến các chức năng của hệ thống. Trước khi thao tác hoặc thay đổi bất kỳ trường thông tin nào, nếu cần thêm thông tin , vui lòng tham khảo ý kiến của đội ngũ neoHome.

Tạo mã QR cho dự án. Tính năng đang được phát triển.

Lưu lại các chỉnh sửa.

C. Cấu hình dự án

(Xem hình dưới)

C.2 - Cấu hình sẽ bao gồm các thông tin như hình bên dưới:

Cấu hình chung:

- - - Loại tiền sử dụng thu phí quản lý
    - Ngôn ngữ:
    - Múi giờ
    - Mã quốc gia
    - Định dạng ngày tháng
    - Hình thức đăng nhập ứng dụng (cho cư dân)
    - Email: Liên hệ | Nhận hỗ trợ | Nhận đăng ký tiện ích
    - Gửi SMS từ hệ thống
    - Hotline
    - Hỗ trợ cửa hàng
    - Âm báo SMS
    - Hỗ trợ đăng tin | Hỗ trợ quảng cáo
    - Loại ứng dụng app

Chấm công:

- - - Cho phép bắt đầu công việc sơm (phút)
    - Cho phép bắt đầu công việc trễ (phút)
    - Địa chỉ IP
    - Bán kính
    - Vào ca bằng cách quét mã QR.

*** Hoá đơn: Cài đặt liên quan đến thông báo phí

- - - - Hoá đơn thuế
      - Tên thể hiện
      - Từ email (Email gửi thông báo phí)
      - Ngày gửi thông báo phí (Tuỳ chọn từ ngày 01 đến ngày 31 trong tháng thông báo)
      - Nhắc nợ:
      - Ngày nhắc nợ lần 1
      - Ngày nhắc nợ lần 2
      - Ngày nhắc nợ lần 3
      - Ngày hạn thanh toán
      - Nhắc nợ tối thiểu
      - Tải phiếu thu tự động
      - Tự động thanh toán từ ví
      - Tự động email khi duyệt hoá đơn
      - Tạo thông báo phí (TBP) tự động
      - Ngày tạo TBP
      - Chức năng tính lãi
      - Mẫu thông báo phí
      - Hiển thị số dư trong TBP
      - Thanh toán trực tuyến
      - Cổng thanh toán
      - Tên ngân hàng
      - Nội dung chuyển khoản: Nội dung hiển thị hướng dẫn thanh toán trong Thông báo phí
      - Thông tin STK
      - Tên chủ TK
      - Hướng dẫn bổ sung
      - Ngày không cho phép sửa TBP
      - Quyền sửa TBP
      - Mẫu 1 | Mẫu 2 | Mẫu 3

Thu - Chi (Chức năng chỉ hiển thị khi sử dụng gói nâng cao)

Thanh toán VNPAY (Chức năng chỉ hiển thị khi sử dụng chức năng liên kết cổng thanh toán VNPAY)

Toà nhà

A. Quản lý toà nhà/khu vực

Màn hình quản lý danh sách toà nhà sẽ thể hiện các cột thông tin chính bao gồm:

Mã (Mã toà nhà | Mã khu vực)
Số lượng căn hộ: Hiển thị số căn hộ từng toà nhà hoặc từng khu vực
Vị trí
Loại
Trạng thái
Ngày tạo (tên toà nhà)
Ngày cập nhật (ngày cập nhật gần nhất)
Tác vụ: Chỉnh sửa
Chức năng thêm mới

Giao diện Danh sách tòa nhà

B. Thêm mới toà nhà

Bước 1: Chọn menu Quản lý toà nhà

Bước 2: Chọn mục Toà nhà

Bước 3: Hệ thống hiển thị Danh sách toà nhà/khu & Màn hình Quản lý toà nhà | khu vực

Bước 4: Chọn Thêm mới

Bước 5: Nhập các trường thông tin tạo mới toà nhà -> Sau khi nhập xong bấm Lưu để hoàn thành.

Thứ tự thao tác thêm mới một tòa nhà

Bước 6: Sau khi thông tin căn hộ được thêm mới thành công, hệ thống sẽ chuyển trở về màn hình danh sách toà nhà thuộc dự án.

C. Chỉnh sửa thông tin tòa nhà

Để điều chỉnh thông tin tòa nhà, trước hết vào giao diện Danh sách tòa nhà thực hiện các bước sau:

Bước 1: Tại tòa nhà cần chỉnh sửa, bấm vào nút danh sách tác vụ

Bước 2: Bấm vào nút Chỉnh sửa

Bước 3: Sau khi cửa sổ thông tin tòa nhà hiện ra, tiến hành chỉnh sửa và bấm Lưu để kết thúc, hoặc bấm dấu X để hủy.

Cửa sổ thay đổi thông tin tòa nhà (hoặc khu vực)

D. Vào xem Danh sách căn hộ thuộc toà nhà

Người dùng có thể xem Danh sách các căn hộ thuộc 1 toà nhà, các bước thao tác như sau:

Bước 1: Quản lý toà nhà > Toà nhà >> Danh sách toà nhà | khu

Bước 2: Bấm trực tiếp vào số lượng căn hộ tại màn hình Quản lý toà nhà | khu vực để xem danh sách căn hộ thuộc toà nhà (như hình bên dưới)

Thao tác khác tại Danh sách căn hộ, vui lòng tham khảo tại mục Căn hộ.

Căn hộ

Dùng để thiết lập cấu hình về căn hộ thuộc toà nhà của Dự án mà user đang quản lý.

A. Màn hình tổng quan Menu Căn hộ

Số 1: Menu Quản lý toà nhà

Số 3: Các thẻ tên Toà nhà | Khu vực

Số 4: Tên toà nhà | khu vực đang chọn hiển thị (có gạch dưới màu xanh)

Số 5: Chuyển chế độ xem từ dạng Danh sách sang Kanban

Số 6: Tác vụ

Số 6.1: Tải danh sách căn hộ: Tải về danh sách căn hộ đang có tại toà nhà | khu vực

Số 6.2: Tải lên căn hộ: Tải lên file danh sách căn hộ cho toà nhà | khu vực (file mẫu trên hệ thống). Chi tiết thao tác vui lòng xem hướng dẫn tại Tạo mới căn hộ

Số 6.3: Tải lên hạng mục căn hộ: Tải lên file danh sách hạng mục các loại phí áp dụng cho căn hộ thuộc toà nhà | khu vực (file mẫu trên hệ thống). Chi tiết thao tác vui lòng xem hướng dẫn tại Tạo mới hạng mục căn hộ

Số 7: Tạo mới một căn hộ. Cho phép tạo mới từng căn hộ. Chi tiết thao tác vui lòng xem hướng dẫn tại Tạo mới căn hộ

B. Xem Danh sách căn hộ

Thao tác: Menu Quản lý toà nhà ( Số 1) > Menu Căn hộ (Số 2) >> Màn hình Danh sách căn hộ

Tại đây có các thông tin chính về chi tiết của từng căn hộ thuộc về dự án như sau:

Tên (căn hộ)
Mã (căn hộ)
Chủ sở hữu
Tầng: Căn hộ thuộc tầng nào
Số phòng: Căn hộ có bao nhiêu phòng?
Thành viên: Số thành viên sống tại căn hộ
Loại: Loại căn hộ, ví dụ: Căn hộ | Penhouse | Villa | Duplex | Shophouse | Mặt bằng | Văn phòng
Hình thức: Chính chủ | Cho thuê
Trạng thái: Hoạt động | Khộng hoạt động
Ngày nhận nhà:
Ngày tạo: Ngày tạo mới căn hộ trên hệ thống
Tác vụ: Xoá

C. Chi tiết căn hộ | Cập nhật thông tin căn hộ

Xem thông tin chi tiết hoặc Cập nhật thông tin của căn hộ bằng cách chọn vào Mã căn hộ

C.1 Màn hình XEM CHI TIẾT căn hộ, bao gồm các thông tin:

Thông tin căn hộ (Số 4): (Mã căn hộ | Toà nhà, khu | Chủ sở hữu | Số điện thoại | Email | Tầng | Số phòng | Sinh thông báo phí (phát hành thông báo phí) | Hình thức (sở hữu) | Loại căn hộ | Trạng thái | Diện tích | Số dư (ví cư dân) | Địa chỉ | Ngày nhận nhà | Ngày hoá đơn | Ghi chú)

Từ khoá: Danh sách các từ khoá có liên quan hoặc gợi nhắc đến căn hộ ví dụ: tên chủ hộ, tên thành viên, mã căn..... hoặc các từ khoá khác theo định nghĩa của Ban quản lý, để hệ thống tra cứu, nhận diện, đối chiếu với sổ phụ khi cư dân thanh toán phí theo thông báo phí.

Thành viên căn hộ (Số 5): thông tin và mối quan hệ giữa các thành viên

* Thêm cư dân: Để thêm mới cư dân vui lòng tham khảo tại Menu Cư dân (Bấm vào đây để xem)

Hạng mục (Số 6): Thông tin các tài sản thuộc căn hộ (xe đạp, xe đạp điện, xe máy, ô tô....)

Xem danh sách các hạng mục áp dụng cho căn hộ. Gồm:

** Thêm hạng mục: Để xem thêm chức năng Hạng mục vui lòng tham khảo tại Menu Hạng mục căn hộ (Bấm vào đây để xem)

Danh sách các loại định phí (Số 7): Các loại chi phí áp dụng trong thông báo phí đối với căn hộ

Thông tin gồm: Tên | Mô tả | Số lượng | ĐVT | Quản lý định phí

*** Quản lý định phí: Có thể xem | cập nhật | xoá loại định phí đang áp dụng. Có thể kéo & thả vị trí các loại phí. Để xem chức năng Quản lý định phí vui lòng tham khảo tại Menu Áp dụng phí căn hộ (Bấm vào đây để xem)

Danh sách voucher (Số 8): Các voucher đang áp dụng cho một căn hộ đang xem

**** Quản lý voucher: Có thể xem | Cập nhật | Xoá voucher. Để xem chức năng Quản lý voucher vui lòng tham khảo tại Menu Voucher (Bấm vào đây để xem)

Danh sách thẻ từ (Số 9): Xem danh sách các thẻ (thẻ xe, thẻ thang máy....) mà căn hộ đã đăng ký sử dụng.

***** Quản lý thẻ từ: Có thể xem | Cập nhật | Xoá thẻ. Để xem chức năng Quản lý thẻ từ vui lòng tham khảo tại Menu Thẻ từ (Bấm vào đây để xem)

Danh sách tài liệu (Số 10): Xem danh sách các tài liệu thuộc căn hộ

Thông tin gồm: Mã | Tiêu đề | Mô tả | Ngày cập nhật| Quản lý tài liệu

****** Quản lý tài liệu: Có thể xem | Cập nhật | Xoá. Để xem chức năng Quản lý tài liệu vui lòng tham khảo tại Menu Quản lý tài liệu (Bấm vào đây để xem)

Danh sách yêu cầu và hỗ trợ: Hiển thị tất cả các yêu cầu & hỗ trợ thuộc căn hộ

C.2 Tại màn hình XEM CHI TIẾT căn hộ (được mô tả ở trên), user có thể CHỈNH SỬA | THÊM MỚI hoặc XOÁ các thông tin của căn hộ, bao gồm:

Thông tin căn hộ: Chỉnh sửa
Từ khoá: Thêm mới
Thông tin thành viên: Chỉnh sửa | Thêm mới hoặc xoá
Hạng mục: Chỉnh sửa | Thêm mới hoặc Xoá
Danh sách định phí: Link vào trang Quản lý định phí
Danh sách Voucher: Link vào trang Quản lý voucher
Danh sách thẻ từ: Link vào trang Quản lý thẻ từ

D. Thêm mới căn hộ

D.1 Thêm mới 01 căn hộ

Bước 1: Chọn module Quản lý toà nhà

Bước 2: Chọn mục Căn hộ

Bước 3: Tại màn hình quản lý căn hộ > chọn Thêm mới

Bước 4: Nhập thông tin căn hộ

Nhập đầy đủ các trường thông tin, bao gồm:

Mã căn hộ: Theo định dạng hoặc quy định của người dùng (ít nhất 3 ký tự)
Chọn Toà nhà| Khu: Chọn toà nhà hoặc khu mà căn hộ đang thuộc quyền quản lý (Nếu Toà nhà | Khu quản lý căn hộ chưa tồn tại, vui lòng tạo Toà nhà | Khu trước khi tạo căn hộ)
Chủ sở hữu: Họ và tên chủ sở hữu (Cho phép nhập mới hoặc lấy dữ liệu từ cư dân của dự án)
Thông tin liên hệ: Số điện thoại | Email
Thông tin về số tầng | số phòng của căn hộ
Có sinh thông báo phí (Tạo thông báo phí):
Hình thức: Chính chủ | Cho thuê
Loại căn hộ: Căn hộ | Penhouse | Villa | Duplex | Shophouse | Mặt bằng | Văn phòng
Diện tích:
Địa chỉ:
Ngày nhận nhà
Ngày dọn vào:
Ghi chú

Bước 5: Bấm nút Tạo để lưu và hoàn tất.

Bước 6: Sau khi thông tin căn hộ được thêm mới thành công, hệ thống sẽ chuyển trở về màn hình danh sách căn hộ thuộc dự án.

D.2 Thêm mới nhiều căn hộ (File upload)

Bước 1: Màn hình Danh sách căn hộ > Chọn biểu tượng ... > Tải lên căn hộ > Tải File Mẫu (Bấm để tải về file mẫu dưới dạng excel)

Bước 2: Nhập các trường thông tin vào file excel mẫu vừa tải về

Tên File tải về (tên mặc định của hệ thống): import_apartment_template

Các trường thông tin cần phải nhập: Màu đỏ là bắt buộc

Phải tạo Toà nhà thì hệ thống mới nhận dạng và tạo được căn hộ.

Bước 3: Lưu file (có thể đặt lại tên file) và upload lên hệ thống

Màn hình Tải lên căn hộ (2) > Tải lên tệp chứng từ (Bấm để upload file excel đã nhập dữ liệu) (3) > Chọn Ghi đè hoặc không (4)

Bấm Lưu (5) để kết thúc tải lên file tạo mới căn hộ;

hoặc bấm X (6) để huỷ thao tác tải lên

Bước 4: Kiểm tra Danh sách căn hộ vừa tạo

Sau khi thông tin căn hộ được thêm mới thành công, hệ thống sẽ chuyển trở về màn hình danh sách căn hộ thuộc dự án

Để kiểm tra: Vào lại Menu Quản lý toà nhà > Căn hộ > Xem toà nhà | Khu đã chọn để upload file và xem kết quả hiển thị.

Ghi chú: Người dùng cũng có thể tạo mới căn hộ tại giao diện thêm mới cư dân thuộc menu Cư dân trong hệ thống

Cư dân

Quản lý danh sách cư dân thuộc về dự án

Lưu ý: Có thể tạo mới Căn hộ khi upload file tạo mới cư dân

A. Quản lý danh sách cư dân của dự án

Màn hình quản lý danh sách cư dân sẽ thể hiện các thông tin chính về chi tiết của cư dân trong từng toà nhà bao gồm:

Mã cư dân
Mã căn hộ
Quan hệ (với chủ hộ)
Tên (cư dân)
Điện thoại
CCCD
Địa chỉ email
Đăng nhập gần nhất
Trạng thái
Tình trạng (cư trú)
Ngày tạo

Màn hình quản lý cư dân

Các tác vụ khác bao gồm:

Tải xuống và Tải lên Danh sách cư dân (bao gồm file mẫu)

Tác vụ

Cập nhật cư dân

Gửi thông tin ZNS đến cư dân

Gửi thông tin email đến cư dân

Xoá cư dân

+ Thêm mới

Thêm mới một cư dân

B. Thêm mới cư dân

B.1 Thêm mới một cư dân

Bước 1: Chọn module Quản lý toà nhà

Bước 2: Chọn mục Cư dân >> Hệ thống hiển thị màn hình Danh sách cư dân

Bước 3: Chọn Thêm mới

Bước 4: Nhập thông tin cư dân vào các trường thông tin (như hình bên dưới) -> Sau khi nhập xong bấm Thêm mới để lưu và hoàn tất.

Thao tác:

(1) + (2) : Chọn Tòa nhà và Căn hộ cần thêm mới Cư dân

(3): Tên cư dân

(4): Số điện thoại

(5): Email cư dân

(6): CCCD

(7): Mật khẩu đăng nhập ứng dụng cư dân. Nếu Ban quản lý không tạo mới thì mật khẩu mặc định của hệ thống là 123456

(8): Loại hình cư trú: Chọn theo Danh sách có sẵn (nếu có loại hình khác vui lòng liên hệ đội ngũ Neohome)

(9): Quan hệ với chủ hộ: Chọn theo Danh sách có sẵn (nếu có loại khác vui lòng liên hệ đội ngũ Neohome)

(10): Trạng thái (Tài khoản): Hoạt động | Không hoạt động

(11): Tình trạng cư trú: Không ở | Đang ở | Đã dọn đi

(12): Ghi chú: (Nếu có)

(13) + (14): Bật | Tắt chức năng gửi thông tin qua Zalo ZNS hoặc Email cho cư dân (Cư dân chỉ nhận được khi có sử dụng Zalo + địa chỉ email chính xác | BQL có sử dụng dịch vụ ZNS)

(15): Upload ảnh cư dân (nếu có)

(16): Nút Thêm mới để lưu & kết thúc tạo mới cư dân

Bước 5: Sau khi thông tin cư dân được thêm mới thành công, hệ thống sẽ chuyển trở về màn hình danh sách cư dân thuộc dự án.

B.2 Thêm mới nhiều cư dân (File upload)

Bước 1: Chọn module Quản lý toà nhà

Bước 2: Chọn mục Cư dân >> Hệ thống hiển thị màn hình Danh sách cư dân

Bước 3: Chọn toà nhà và biểu tương

Bước 4: Thao tác trên màn hình thêm mới cư dân bằng file upload

Ghi chú theo hình:

Mẫu 1

(Số 1) Tải về và xem danh sách cư dân đang có trên hệ thống (Danh sách tải về theo Toà nhà | khu đã chọn trước đó)

(Số 2) File mẫu: Dùng để nhập dữ liệu của cư dân để upload lên hệ thống.

- File mẫu 1 chứa các trường thông tin cơ bản gồm: STT | Mã căn hộ* | Mã cư dân | Tên cư dân* | Quan hệ | Điện thoại | Email | CCCD | Mã truy cập| Trạng thái | Ngày tạo

(Số 3): Tải lên file đã tạo đủ dữ liệu để hoàn tất tác vụ upload file.

(Số 4) Ghi đè: Khi tích chọn vào ô này, cư dân đang có trong toà nhà đó sẽ bị xoá, và dữ liệu mới theo file upload sẽ được cập nhật.

(Số 5) Tạo căn hộ Khi tích chọn, hệ thống sẽ khởi tạo đồng thời căn hộ mới (nếu căn hộ chưa có trên hệ thống) + cư dân mới cho căn hộ.

Mẫu 2: Hệ thống đang cập nhật - Sẽ cập nhật hướng dẫn sử dụng sau khi hoàn tất.

Bước 5: Sau khi fle thông tin cư dân được thêm mới thành công, hệ thống sẽ chuyển trở về màn hình danh sách cư dân thuộc dự án.

C. Xem chi tiết và chỉnh sửa thông tin cư dân

Bước 2: Tại Màn hìnhThông tin cư dân > Ban quản lý có thể xem và chỉnh sửa tất cả các thông hiển thị

(1): Thẻ Thông tin cư dân

(1.1): Tên cư dân

(1.2): CCCD

(1.3): Trạng thái (tài khoản): Hoạt động | Không hoạt động

(1.4): SĐT

(1.5): Email

Ngày cập nhật: Là ngày của hệ thống ghi nhận hoạt động của phần mềm, không thay đổi được

(1.6): Hiển thị Mã căn hộ hoặc Mã các căn hộ (thuộc dự án) mà cư dân đang sở hữu hoặc là thành viên.

Căn hộ đang chọn xem sẽ có dấu gạch màu xanh bên dưới Mã căn.

Lưu ý: Những trường thông tin màu xám là không thể chỉnh sửa

(1.8): Thành viên (thuộc căn hộ): Xem Tổng quan Danh sách Thành viên & Số lượng thành viên thuộc căn hộ

(1.9): Xem hoặc chỉnh sửa thông tin thành viên căn hộ: Bấm trực tiếp vào Mã và thực hiện như thao tác từ Bước 2 của hướng dẫn này.

(1.10): Xóa cư dân đang xem.

(1.11): Nút thao tác gửi ZNS và email đến cư dân (Kiểm tra cư dân có sử dụng Zalo hoặc email không trước khi thao tác)

(1.12): Cập nhật lại mật khẩu: Cấp lại mật khẩu khi cư dân bị quên mật khẩu.

(1.13): Thao tác chuyển căn hộ khi cư dân dọn đến căn hộ khác thuộc dự án

(1.14): Nút Lưu để kết Lưu và kết thúc quá trình chỉnh sửa thông tin cư dân.

(2): Thẻ Danh sách tài liệu

(2.1): Danh sách tài liệu (nếu có) sẽ hiển thị tại đây

(2.2) Quản lý tài liệu: Vui lòng xem tại chức năng Quản lý tài liệu

D. Trạng thái cư dân

Trạng thái	Màu sắc	Đăng nhập app	Nhận Thông báo phí	Tính số nhân khẩu *
Đang ở	Xanh lá	Có	Tùy Bật/Tắt	Có
Không ở	Xanh dương	Có	Tùy Bật/Tắt	Không
Đã dọn đi	Cam	Không	Tùy Bật/Tắt	Không

Trạng thái

Màu sắc

Đăng nhập app

Nhận Thông báo phí

Tính số nhân khẩu *

Đang ở

Xanh lá

Có

Tùy Bật/Tắt

Có

Không ở

Xanh dương

Có

Tùy Bật/Tắt

Không

Đã dọn đi

Cam

Không

Tùy Bật/Tắt

Không

Đang ở: thành viên đang cư trú tại căn hộ
Không ở: thành viên có thể đang sở hữu hoặc quản lý căn hộ nhưng không cư trú tại đó
Đã dọn đi: thành viên đã chuyển đi, không còn cư trú tại căn hộ nữa
Tính nhân khẩu*: Áp dụng đếm đối với các khoản phí tính theo đầu người.

E. Trạng thái tài khoản cư dân

Trạng thái	Màu sắc	Đăng nhập Ứng dụng cư dân	Nhận Thông báo phí
Hoạt động	Xanh lá	Có	Tùy Bật/Tắt
Không hoạt động	Đỏ	Không	Không

Trạng thái

Màu sắc

Đăng nhập Ứng dụng cư dân

Nhận Thông báo phí

Hoạt động

Xanh lá

Có

Tùy Bật/Tắt

Không hoạt động

Đỏ

Không

Hoạt động: tài khoản đang hoạt động
Không hoạt động: tài khoản đang bị vô hiệu.

Hạng mục căn hộ

Hạng mục căn hộ dùng Cấu hình bảng giá và Áp dụng phí căn hộ cho thông báo phí

Xem được: Danh sách các Hạng mục căn hộ đang có trên hệ thống (4)

Dùng quản lý: Xem | Thêm mới (5) | Chỉnh sửa các hạng mục quản lý chi phí căn hộ

Bấm nút +Thêm mới (5) như hình bên trên để tạo thêm Hạng mục căn hộ

- Nhập các thông tin cần thêm mới & Bấm nút LƯU
- Thêm mới thành công, hệ thống sẽ quay về màn hình Danh sách hạng mục căn hộ
Bấm vào dòng tên Hạng mục đã tạo trong danh sách để chỉnh sửa | Cập nhật trạng thái Hạng mục căn hộ

Thêm mới Hạng mục
- Thêm mới 1 hạng mục cho 1 căn hộ cụ thể

Bước 2: Tại màn hình Thông tin căn hộ (4)

Bước 3: Chọn +Thêm mới (5) như hình

Bước 4: Điền các trường thông tin cần thiết

Nhập thông tin hạng mục

Danh mục hạng mục: chọn loại hạng mục (Đã thêm từ trước, nếu tên hạng mục cần tạo mới chưa có trong danh sách, vui lòng tạo mới tại Hạng mục căn hộ)

Tên tài sản: Ban quản lý tự đặt theo cách quản lý của dự án quy định.

Số hiệu: ký tự | mã định danh | biển số xe |....

Đơn vị tính: chiếc | thẻ | cái | ....

Ngày vào: định danh thời gian lưu trữ hoặc là bàn giao của căn hộ

Trạng thái: Hoạt động | Không hoạt động | Mất | Hư hỏng

Mô tả về hạng mục: loại xe | màu xe | loại thẻ | loại thiết bị | ....

Ghi chú

Thêm hình ảnh: nếu có

Bước 5: Bấm nút Thêm mới

Bước 6: Thêm mới thành công > Hệ thống chuyển về màn hình chi tiết căn hộ.

- Thêm mới danh sách hạng mục (thêm từng loại) cho nhiều căn hộ (Chỉ áp dụng cho Hạng mục xe không quản lý bằng thẻ. Nếu xe quản lý bằng Thẻ từ, vui lòng tham khảo tại chức năng Thẻ từ)

Chức năng đang trong giai đoạn phát triển & hoàn thành. Hiện tại chỉ hỗ trợ tải xuống hoặc tải lên từng hạng mục theo từng tòa hoặc từng khu vực. Vui lòng tải hoặc tạo file dữ liệu riêng biệt cho từng tòa nhà và từng hạng mục thuộc tòa nhà.

Bước 3: Chọn ký hiệu (3) như hình bên dưới

Màn hình sẽ hiển thị 2 tác vụ: Tải lên và Tải xuống dữ liệu về Hạng mục căn hộ

Ký hiệu màu đỏ: Thao tác tải xuống dữ liệu.

Ký hiệu màu xanh dương: Thao tác tải lên số liệu.

Ký hiệu màu xanh lá: Các trường thông tin cần chọn để thực hiện tải xuống hoặc tải lên số liệu.

- Tải xuống dữ liệu

Bước 1: Chọn tòa nhà

Bước 2: Chọn loại Hạng mục cần tải

Bước 3: Bấm Tải xuống để tải về file excel. File tải về sẽ được lưu trên máy tính nội bộ của người thực hiện thao tác.

- Tải lên số liệu

Bước 1: Nhập dữ liệu vào file dữ liệu (File mẫu là file excel có thể lấy từ hệ thống bằng cách bấm vào ô Tải xuống. Với các trường thông tin & cách nhập dữ liệu như hình bên dưới). Lưu lại file trên máy tính.

Lưu ý khi nhập & tạo file dữ liệu:

Từng loại tài sản thuộc mỗi tòa nhà sẽ nhập 1 file riêng
Những trường thông tin được tô màu đỏ là bắt buộc và tên hạng mục không được trùng thông tin
Lưu ý khi lưu tên file dữ liệu để dễ dàng upload lên hệ thống.

Bước 2: Chọn tòa nhà (2)

Bước 3: Chọn Danh mục hạng mục (3)

Bước 4: Bấm Tải lên tệp chứng từ (4) (File dữ liệu đã tạo tại Bước 1)

Bước 5: Bấm nút Tải lên để hoàn tất.

Khi upload thành công, Hạng mục | Thông tin xe sẽ được phân bổ vào từng căn hộ theo danh sách đã upload.

Danh mục Tiện ích

Thêm mới Danh mục tiện ích / dịch vụ

Danh mục tiện ích cho phép người quản lý phân nhóm các tiện ích và dịch vụ để việc quản lý trở nên dễ dàng hơn. Để tạo mới danh mục, thực hiện các bước sau:

Bước 1: Menu Quản lý toà nhà > Danh mục tiện ích > Chọn nút + Thêm mới bên góc phải (xem hình bên dưới)

Bước 1: Chọn nút Thêm mới

Bước 2: Điền các thông tin cần thiết (xem hình bên dưới)

Mã: đặt mã cho tiện ích hoặc dịch vụ

Tên tiện ích: tên đầy đủ của tiện ích hoặc dịch vụ

Nội dung: Ghi các chi tiết khác (VD: giờ hoạt động, lưu ý, khuyến nghị, v.v...)

Nút Lưu: Chọn để hoàn tất thêm mới danh mục.

Tiện ích

Các tiện ích có thể là: sân BBQ, hồ bơi, sân khấu, sân tennis, khu thể thao, v.v

Các dịch vụ có thể là: giặt ủi, vệ sinh căn hộ, xử lý côn trùng không định kỳ, v.v

Hoặc các yêu cầu khác: Phiếu đăng ký cho các hoạt động Thi công, vận chuyển, đăng ký thông tin cư dân, v.v

Lưu ý: Cần khởi tạo (thêm mới) Danh mục tiện ích trước khi tạo dữ liệu cho Menu: Tiện ích

Thêm mới Phiếu đăng ký; Tiện ích hoặc Dịch vụ

Để thêm (tạo) mới một loại Phiếu đăng ký| tiện ích hoặc dịch vụ, thực hiện các thao tác sau:

Thêm mới Phiếu đăng ký > Chọn theo (4)

Thêm mới Tiện ích > Chọn theo (5)

Thêm mới Dịch vụ > Chọn theo (6)

Sao chép Tiện ích của dự án này sang dự án khác > Chọn theo (7)

Bước 2: Màn mình thêm mới

Điền các trường thông tin cần thiết. Trong đó: (xem hình bên dưới)

Thứ tự các trường thông tin cần điền

Vùng số 1: Điền thông tin các trường: Tiêu đề (Tên Phiếu đăng ký | Tên tiện ích hoặc dịch vụ), Vị trí chính xác của tiện ích (VD: lầu 1, sân thượng, sảnh tầng trệt, v.v), Tòa nhà (Tòa A, B, C nơi đặt tiện ích)

Vùng số 2: Cho phép bật/tắt trạng thái hoạt động của tiện ích. Nếu chọn Đóng cửa thì tiện ích sẽ không hiển thị trên app cư dân (cư dân không thể đăng ký).

Vùng số 3: Tùy chỉnh bật/tắt các yêu cầu xác nhận cho từng hạng mục Phiếu đăng ký | tiện ích hoặc dịch vụ.

Vùng số 4: Điền chi tiết Tiêu đề | Mô tả (Cụ thể theo thực tế Phiếu đăng ký, tiện ích, dịch vụ cung cấp, gợi ý sử dụng và lời khuyên) và Quy định (Những điều cho phép và không cho phép khi sử dụng, các khoản phạt vi phạm, bồi thường, v.v.)

Vùng số 5: Thêm hình ảnh minh họa (nếu có)

Vùng số 6: Nút Thêm mới > Hoàn tất tạo mới

Bước 3: Thêm mới Thành công, hệ thống quay về Màn hình chính để xem & kiểm tra lại.

Cập nhật | Chỉnh sửa Phiếu đăng ký; Tiện ích hoặc Dịch vụ

Bước 2: Chọn vào tên Phiếu đăng ký | Tiện ịch hay Dịch vụ cần chỉnh sửa

Bước 3: Cập nhật, chỉnh sửa nội dung trong vùng số 1

Sau đó bấm Cập nhật để Lưu & Hoàn tất.

Bước 4: Quay về màn hình thao tác chính. Có thể xem & kiểm tra lại thông tin.

Tại màn hình chỉnh sửa, cập nhật --> Có thể bấm vào nút để tải về mẫu đơn đăng ký cho tiện ích này. Mẫu đơn sau khi tải về sẽ hiển thị như hình sau:

Sao chép Tiện ích & Dịch vụ

Chức năng này dùng sao chép Tiện ích & Dịch vụ của 1 dự án sang dự án khác (thuộc quyền quản lý của cùng 1 user)

Chi tiết thao tác (xem hình bên dưới):

Kiểm tra thông tin Dự án hiện tại hiển thị đúng hay chưa, sau đó thao tác tiếp bước 2

Bước 2: Màn hình Thao tác (5) sẽ hiển thị và thực hiện các bước tiếp theo như sau:

Dự án hiện tại --> Là dự án có Cấu hình Danh sách mà bạn muốn sao chép & cấu hình qua dự án khác
Mục (6): Chọn dự án mới bạn muốn sao chép & cấu hình
Mục (7): Bấm Lưu để hoàn tất sao chép. Khi sao chép thành công, hệ thống sẽ có dòng thông báo "Sao chép thành công"

Bước 3: Truy cập vào dự án đã chọn tại mục 6 của Bước 2 để xem và kiểm tra lại danh sách sao chép.

Voucher

Màn hình Quản lý vouchers

Hiển thị tất cả các voucher đang được áp dụng và các thông tin tổng quan

Bước 2: Nội dung màn hình thao tác tại khung (4), gồm:

Mã (voucher)
Tên (voucher)
Tên toà nhà
Loại hình áp dụng
Trạng thái
Ngày bắt đầu áp dụng
Ngày hết hạn áp dụng
Tác vụ (Chỉnh sửa | Xoá)

Màn hình Xem chi tiết Vouchers

Bước 2: Tại danh sách voucher, bấm chọn vào Mã voucher cần xem, ví dụ như mã voucher GV100QL3 tại mục (4), thông tin chi tiết sẽ hiển thị như sau:

Có thể chỉnh sửa nội dung Voucher tại màn hình xem chi tiết này

Màn hình Thêm mới Vouchers

Bước 2: Nhập các trường thông tin thêm mới tại vùng số (5)

Bước 3: Kiểm tra thông tin và bấm nút Lưu để hoàn tất tạo mới Voucher.

(Nút chọn: Ngày cuối được sử dụng voucher là Ngày kết thúc: Chức năng đang được phát triển, sẽ cập nhật lại sau khi hoàn thiện)

Bước 4: Voucher tạo thành công sẽ hiển thị tại màn hình quản lý vouchers.

Màn hình Chỉnh sửa Voucher

Để chỉnh sửa voucher, có 2 cách:

Cách 1: Bấm vào tác vụ Chỉnh sửa tại Màn hình Quản lý vouchers và thực hiện chỉnh sửa trên các trường thông tin, sau đó bấm Lưu để hoàn tất

Cách 2: Bấm xem chi tiết Voucher và chọn Chỉnh sửa. Tại màn hình này, thực hiện chỉnh sửa trên các trường thông tin, sau đó bấm Lưu để hoàn tất

Màn hình Xoá Voucher

Bước 1: Chọn tác vụ Xoá tại dòng Mã voucher cần xoá

Bước 2: Bấm chọn "Vâng xoá nó" --> Hệ thống sẽ xoá voucher và không thể lấy lại thông tin của voucher đó. Những chương trình áp dụng voucher này cũng sẽ không còn tồn tại.

Bấm chọn "Huỷ bỏ" --> Huỷ bỏ lệnh xoá voucher đã chọn.

Bước 3: Xoá voucher thành công, hệ thống sẽ có thông báo như sau

Thẻ từ

Chức năng Quản lý Thẻ từ cấp cho Xe hoặc Thang máy cho cư dân, danh sách hiển thị theo Toà nhà.

Quản lý Danh sách thẻ từ

Màn hình Danh sách thẻ từ hiển thị các nội dung, gồm:

Mã thẻ: Mã thẻ do Ban quản lý định nghĩa
Mã căn hộ: Mã căn hộ theo dữ liệu của dự án
Tên: Tên người dùng thẻ
Mô tả: Thông tin liên quan đến thẻ. Ví dụ biển số xe | màu xe | loại xe
Loại: Thẻ xe | Thẻ thang máy
Trạng thái: Không hoạt động | Hoạt động | Mất | Huỷ
Từ ngày: Ngày hiệu lực thẻ
Ngày cập nhật: Ngày cập nhật gần nhất của thẻ
Tác vụ: Xoá

Màn hình Xem chi tiết và Cập nhật thẻ từ

Tại màn hình Danh sách thẻ từ, bấm chọn vào mã thẻ như hình bên dưới

Tại đây, người dùng có thể xem được thông tin:

Thẻ thuộc toà nhà nào (1)
Xem chi tiết thông tin thẻ (2)
Hoặc thay đổi | cập nhật thông tin vào các trường dữ liệu và bấm Lưu thông tin (4)

Ngoài ra, người dùng có thể bấm vào Tìm Kiếm Cư Dân tại (3) để chuyển mã thẻ này đến cư dân khác thuộc dự án. Sau khi chọn cư dân, thẻ sẽ được chuyển sang chủ thẻ là cư dân mới.

Có thể chỉnh sửa các trường thông tin (nếu cần) và bấm Lưu thông tin.

Thêm mới thẻ từ

Có 2 cách thêm mới thẻ từ

Cách 1: Dùng cho trường hợp THÊM 1 THẺ TỪ

Bước 1: Tại màn hình Trang chủ > Danh sách thẻ từ (1) > Chọn vào Nút + Thêm mới (2)

Bước 2: Tại màn hình Thêm mới | Đăng ký thẻ từ (1) > Chọn toà nhà (2)

- - - - Nhập thông tin vào các trường tại mục 4 --> Bấm Lưu thông tin (5) để hoàn tất
    - Hoặc bấm vào ô Tìm Kiếm Cư Dân (3) để tìm tên cư dân cần tạo thẻ --> Chọn tên cư dân trong danh sách hiển thị tại màn hình tìm kiếm
  - --> Các trường thông tin : Cư dân | Căn hộ | Email (nếu có) | Số điện thoại (nếu có) của cư dân sẽ tự động được điền vào
  - --> Nhập và chọn đầy đủ các trường thông tin còn lại và bấm Lưu thông tin (5) để hoàn tất.

Cách 2: Dùng cho trường hợp THÊM HÀNG LOẠT THẺ TỪ (FILE UPLOAD)

Bước 1: Tại Màn hình Danh sách thẻ từ (1) > Chọn toà nhà (2) > Chọn nút Tải lên (3) để vào Màn hình Tải lên danh sách thẻ từ

Bước 2: Có 2 lựa chọn

- - - - Chỉ tải lên Danh sách thẻ từ (A)- Bấm (4) Tải file mẫu về máy và điền đầy đủ thông tin như file mẫu yêu cầu- Bấm (5) để tải lên (upload) file đã điền đủ thông tin thẻ lên hệ thống
        
        Tải lên Danh sách thẻ từ + Xe (B)

- Bấm (6) Tải file mẫu về máy và điền đầy đủ thông tin như file mẫu yêu cầu

- Bấm (7) để tải về file excel danh sách thẻ đang có.

- Bấm (8) để tải lên (upload file) đã điền đủ thông tin thẻ lên hệ thống

Bước 2: Tạo mới thành công, hệ thống sẽ hiển thị màn hình Danh sách thẻ từ.

Xoá thẻ từ

Thẻ từ sau khi xoá sẽ không khôi phục được thông tin và những dữ liệu liên quan đến thẻ sẽ không còn tồn tại trên hệ thống

Bước 1: Chọn dòng có chứa Mã thẻ muốn xoá

Bước 2: Tại nút tác vụ - 3 chấm - Chọn xoá

Bước 3: Xác nhận: "Vâng, xoá nó!" --> Thẻ sẽ được xoá khỏi hệ thống hoặc "Huỷ bỏ" để huỷ lệnh xoá đã chọn.