THÔNG BÁO PHÍ

Cấu hình các thông số để tạo hoá đơn tự động cho dự án

Thứ tự thao tác

  1. Cấu hình bảng giá
  2. Áp dụng phí căn hộ
  3. Số liệu
  4. Khởi tạo hoá đơn (Khởi tạo thông báo phí)
  5. Phát hành hoá đơn (Phát hành thông báo phí)
  6. Lọc sổ phụ

Cấu hình bảng giá

Screenshot 2025-01-21 at 10.28.14.png

Bước 3: Xem màn hình xác nhận trước khi thực hiện Cập nhật | Xoá

Screenshot 2025-01-21 at 10.34.31.png

Màn hình cập nhật (Chính sửa) số liệu

Screenshot 2024-08-01 at 12.15.55.png

Màn hình Xoá

Bước 4: Bấm nút Cập nhật để hoàn thành việc chỉnh sửa số liệu. 

    Bấm đồng ý để xác nhận xoá dòng số liệu (lưu ý khi xoá sẽ không lấy lại được dữ liệu này) hoặc Bấm Huỷ bỏ lệnh xoá.

Ghi chú: Nếu có bất kỳ thay đổi nào sau khi đã khởi tạo thông báo phí, vui lòng vào Menu Thông báo phí --> Bấm vào ký hiệu "+" (tạo lại hoá đơn) để đồng bộ lại số liệu mới. CHỈ THAO TÁC VỚI CÁC HOÁ ĐƠN Ở TRẠNG THÁI KHỞI TẠO, NHỮNG TRẠNG THÁI KHÁC PHẢI THAO TÁC HUỶ VÀ CHUYỂN VỀ TRẠNG THÁI KHỞI TẠO. (Chuyển đổi Trạng thái Thông báo phí)

E. Sao chép Bảng giá cho dự án

Bước 1: Menu Thông báo phí (1) > Menu Cấu hình bảng giá (2) > Màn hình Danh sách cấu hình bảng giá (3)

Bước 2: Chọn ký hiệu (4)

Bước 3: Thao tác trên màn hình Sao chép bảng giá cho dự án (5), gồm:

Dự án hiện tại (6): Là dự án có cấu hình Bảng giá mà người dùng muốn Sao chép qua dự án khác thuộc phân quyền quản lý

Danh sách các dự án thuộc quyền quản lý (7): Bấm vào ô để chọn dự án

Screenshot 2024-08-01 at 12.28.29.png

Bước 4: Bấm nút Lưu (8) để xác nhận và hoàn tất sao chép.

Sao khi sao chép thành công, hệ thống sẽ hiển thị thông báo như sau:

Screenshot 2024-08-01 at 12.29.02.png

Người dùng truy cập vào dự án vừa được sao chép cấu hình để kiểm tra và tạo cấu hình phí cho dự án đó.

Screenshot 2024-08-01 at 12.43.04.png

Áp dụng phí căn hộ

Chỉ thao tác chức năng này khi đã hoàn tất Cấu hình Bảng giá 

Quản lý Danh sách căn hộ áp dụng phí

Màn hình hiển thị danh sách quản lý định phí chung của tất cả các căn hộ, bao gồm các thông tin:

Screenshot 2024-08-23 at 11.09.33.png

Vùng 1: Chọn Toà nhà/khu | Căn hộ hoặc 1 danh mục phí cần xem

Vùng 2: Thông tin: Mã (căn hộ) | Tên căn hộ | Loại căn hộ | Mô tả | Ngày cập nhật

Vùng 3: Bấm vào dấu v để xem chi tiết các phí cấu hình cho từng căn hộ

Screenshot 2024-08-23 at 11.23.20.png

Thông tin tên phí và số lượng tính phí sẽ hiển thị tại Thông báo phí gửi đến cư dân

Xem chi tiết hoặc Cập nhật 

Bước 1: Chọn vào biểu tượng Screenshot 2024-08-23 at 11.53.58.png để Xem chi tiết hoặc Thực hiện chỉnh sửa

Screenshot 2024-08-23 at 11.52.35.png

Bước 2: Màn hình xem và thực hiện chỉnh sửa

Screenshot 2024-08-23 at 11.55.29.png

Nếu cần chỉnh sửa thông tin, chọn vùng cần sửa, chọn trong danh sách có sẵn | hoặc nhập nội dung mô tả mới và bấm Cập nhật để lưu thông tin và hoàn tất.

Thêm mới định phí

Bước 1: Menu Thông báo phí > Sub menu Áp dụng phí căn hộ > Màn hình Danh sách căn hộ áp dụng phí

Screenshot 2024-08-23 at 12.04.29.png

Bước 2: Bấm chọn + Định phí

Screenshot 2024-08-23 at 12.09.35.png

Bước 3: Bấm Lưu  tại   11   để hoàn tất thêm mới.

  12   Diễn giải loại tháng | Số lượng - định mức | Loại căn hộ

Screenshot 2024-08-23 at 15.26.19.png

Số liệu

A. Quản lý số liệu căn hộ

Màn hình quản lý định phí căn hộ sẽ thể hiện các thông tin chính về các định phí thuộc về từng căn hộ của dự án bao gồm:

Screenshot 2024-07-31 at 16.49.27.png

Menu Thông báo phí (1) > Số liệu (2) > Danh sách số liệu (3)

(4) Chọn Toà nhà - Căn hộ

(5) Danh mục cập nhật số liệu

(6) Tháng | năm tạo thông báo phí.

(7) Duyệt trạng thái số liệu

(8) Tải mã QR

(9) Thêm mới dữ liệu

B. Điều chỉnh số liệu

Bước 1: Thực hiện thao tác như sau

Menu Thông báo phí (1) > Số liệu (2) > Danh sách số liệu (3) > Chọn Toà nhà | Căn hộ | Danh mục | Tháng, năm (4) > Chọn mã căn hộ (5) > Chọn Tác vụ (6) > Chọn Chỉnh sửa

Screenshot 2024-07-31 at 17.19.29.png

Bước 2: Chỉnh sửa số liệu | thông tin tại các trường thông tin

Screenshot 2024-07-31 at 17.29.38.png

Bước 3: Bấm Lưu để hoàn tất.

Ghi chú: Chức năng tạo QR Code để nhân viên ghi số liệu tại điểm cần ghi đang trong quá trình phát triển.

Khởi tạo Hoá đơn (Thông báo phí)

Quản lý danh sách hoá đơn theo từng tháng

A. Quản lý danh sách hoá đơn

Màn hình quản lý danh sách hoá đơn sẽ thể hiện các thông tin chính về hoá đơn của từng căn hộ trong tháng hiện tại bao gồm:

STT Ký hiệu Ý nghĩa của ký hiệu
1 Screenshot 2024-08-23 at 15.56.35.png

Tạo hoá đơn

  • Tạo mới hoá đơn
  • Tạo lại hoá đơn sau khi có sự thay đổi số liệu. 

Lưu ý: Chỉ tạo lại hoá đơn ở trạng thái Khởi tạo, nếu hoá đơn ở trạng thái khác, vui lòng vào chức năng Duyệt trạng thái như STT 2 bên dưới để chuyển trạng thái về Khởi tạo và thao tác tạo lại hoá đơn.

Để tránh trường hợp thao tác sai dữ liệu dẫn đến việc gửi hoá đơn đến cư dân nhiều lần với nhiều số tiền phí khác nhau, Quý anh chị vui lòng kiểm tra, đối chiếu lại số liệu hoá đơn vừa mới Khởi tạo trước khi Duyệt và Chuyển trạng thái Đã gửi

2 Screenshot 2024-08-23 at 15.56.43.png

Duyệt trạng thái hoá đơn

  • Chọn vào ô chứa dòng hoá đơn cần duyệt > Màn hình Cập nhật trạng thái (Đã gửi | Khởi tạo | Đã gửi | Còn nợ | Đã thanh toán | Chuyển nợ)
  • Thao tác theo các thông tin hiển thị trên hình & Bấm nút Lưu để hoàn tất

Screenshot 2024-08-23 at 16.05.03.png

3 Screenshot 2024-08-23 at 15.56.50.png

Nhắc nợ

  • Nhắc thanh toán lần 1 | Nhắc thanh toán lần 2 | Nhắc thanh toán lần cuối
  • Ngày nhắc nợ sẽ được cấu hình tại Cấu hình > Hoá đơn của Chi tiết dự án
  • Thời điểm nhắc nợ là ngày trong tháng (không phải số ngày tính từ thời điểm ra thông báo phí; không phải số ngày theo hạn thanh toán).
  • Chọn hoá đơn của căn hộ cần nhắc nợ > Chọn ký hiệu nhắc nợ > Chọn số lần nhắc nợ (lần 1 | lần 2| lần 3) tuỳ trường hợp. Màn hình hiển thị yêu cầu xác nhận. Đồng ý > Gửi nhắc | Huỷ bỏ > Huỷ lệnh nhắc nợ.

Screenshot 2024-08-23 at 16.21.41.png

4 Screenshot 2024-08-23 at 15.56.59.png

In thông báo phí

  • Bấm chọn 1 hoặc nhiều thông báo phí cần in > Hệ thống sẽ chuyển thông báo phí đã chọn thành tập tin PDF và hiển thị ở 1 tab làm việc mới trên trình duyệt để thực hiện xem lưu về máy hoặc in
  • Lưu ý: Cho phép trình duyệt web của bạn bật pop-up khi sử dụng chức năng này.
5 Screenshot 2024-08-23 at 15.57.06.png

Tác vụ

  • Tải danh sách excel các Thông báo phí: Excel báo cáo tất cả loại phí đang có trong thông báo phí theo toà nhà
  • Tải báo cáo: Màn hình Tải báo cáo công nợ hoặc số liệu > Cần xác nhận Tháng & năm + Danh mục phí cần tải về > Bấm chọn nút công nợ hoặc nút số liệu để tải về dữ liệu cần xem
  • Tải chi tiết hoá đơn: Chọn tháng & năm cần tải > Xem báo cáo của từng loại phí theo hoá đơn (thông báo phí) phát hành của 1 tháng đã chọn.

B. Xem chi tiết và chỉnh sửa | cập nhật hạng mục trong thông báo phí

Chi tiết hoá đơn (thông báo phí):

Chọn vào Mã (hoá đơn) để vào màn hình chi tiết hoá đơn

image.png

Màn hình chi tiết, gồm:

Screenshot 2024-08-23 at 17.53.53.png

Bảng kê chi tiết các loại phí phải thu trong kỳ thông báo  Mã | Độ ưu tiên | Tên | Số lượng | ĐVT | Thành tiền | Đã thanh toán | Tác vụ.  
Tổng kết số tiền Tổng cộng | Giảm giá | Đã thanh toán | Còn phải thanh toán | Tiền thừa

Phát hành Hoá đơn (Thông báo phí)

Lọc sổ phụ